किसके लिए: General Training के ऐसे उम्मीदवार जिन्होंने Task 2 का निबंध तैयार कर लिया है और पत्र को कम अहम मानकर छोड़ रहे हैं
आँकलन मक़सद पर होता है, सजावट पर नहीं
Task 1 में Academic देने वाले ग्राफ़ का वर्णन करते हैं और General Training देने वाले पत्र लिखते हैं। आधिकारिक जानकारी Task 1 के Task achievement को इसी रूप में परिभाषित करती है: पत्र अपना मक़सद कितना पूरा करता है। यह नहीं कि वह कितना औपचारिक लगता है या आपने कितने कठिन वाक्यांश डाले, बल्कि यह कि उसने वह काम किया या नहीं जो प्रश्न ने माँगा था।
यही एक वाक्य तैयारी का तरीक़ा बदल देना चाहिए। शानदार शब्दावली से भरा वह पत्र जो कभी रिफ़ंड माँगता ही नहीं, देरी की वजह बताता ही नहीं, या नुक़सान के लिए खेद जताता ही नहीं, Task achievement में विफल है, चाहे Lexical Resource का स्कोर जो भी हो।
लगभग 20 मिनट में कम से कम 150 शब्द चाहिए, और उत्तर नोट्स या बिंदुओं में नहीं लिखा जा सकता। ये शर्तें हैं, सलाह नहीं।
नियम एक: तीन बिंदुओं से पहले परिस्थिति पढ़ें
हर प्रश्न पहले एक परिस्थिति देता है और फिर तीन बिंदु। ग़लती यह होती है कि लोग सीधे बिंदुओं पर कूद जाते हैं, और लहजे की लगभग हर गड़बड़ी वहीं से आती है: परिस्थिति बताती है कि आप किसे और क्यों लिख रहे हैं, और वही पूरा रजिस्टर तय करती है।
उसे दो बार पढ़ें और सिर्फ़ एक सवाल पूछें: क्या मैं इस व्यक्ति को जानता हूँ, और मामला निजी है या आधिकारिक? इसी जवाब से लहजा, अभिवादन और समापन तय हो जाता है, एक शब्द लिखने से पहले।
नियम दो: तीन रजिस्टर में से एक चुनें और उसी पर टिकें
पत्र तीन रजिस्टर में बँटते हैं, और उन्हें मिला देना एक दिखने वाली ग़लती है जो Task achievement और Lexical Resource दोनों में एक साथ नुक़सान करती है।
औपचारिक पत्र उस व्यक्ति को जाता है जिसका नाम आप नहीं जानते: कोई कंपनी, कोई नगर निकाय, कोई बिना नाम का अधिकारी। अर्ध-औपचारिक पत्र पेशेवर रिश्ते में नाम वाले व्यक्ति को जाता है, जैसे मकान मालिक या सहकर्मी। अनौपचारिक पत्र दोस्तों और परिवार को जाता है।
सबसे आम चूक है औपचारिक ढंग से शुरू करना और आख़िरी पैराग्राफ़ तक अनौपचारिक हो जाना, अक्सर इसलिए कि तीसरा बिंदु किसी दोस्ताना सुझाव की ओर खींचता है। योजना बनाते समय ही रजिस्टर तय करें और हस्ताक्षर तक उसे बनाए रखें।
| रजिस्टर | किसे | अभिवादन | समापन |
|---|---|---|---|
| औपचारिक | बिना नाम की संस्था या पद | Dear Sir or Madam | Yours faithfully |
| अर्ध-औपचारिक | पेशेवर रिश्ते में नाम वाला व्यक्ति | Dear Mr Chen | Yours sincerely |
| अनौपचारिक | दोस्त या परिवार का सदस्य | Dear Sam | Best wishes |
नियम तीन: हर बिंदु का अपना पैराग्राफ़
तीन बिंदु, तीन पैराग्राफ़। यह उपलब्ध सबसे सरल संरचनात्मक फ़ैसला है और यह Task achievement की सीधी रक्षा करता है, क्योंकि आधा-अधूरा छोड़ा गया बिंदु नंबर गँवाने का सबसे आम तरीक़ा है।
जो ढाँचा हमेशा काम करता है वह यह है: एक पंक्ति में मक़सद, फिर हर बिंदु पर एक पैराग्राफ़, फिर एक समापन पंक्ति। पाँच हिस्से। यह रचनात्मक नहीं है और होने की ज़रूरत भी नहीं: जाँचा यही जाता है कि पत्र अपना मक़सद पूरा करता है या नहीं।
- एक पंक्ति में अपना मक़सद लिखें। "I am writing to complain about..." बहुत सादा नहीं है, वह साफ़ है।
- पहला बिंदु लें और उसे एक पैराग्राफ़ दें, साथ में एक ठोस ब्योरा जो प्रश्न ने नहीं दिया था।
- दूसरा बिंदु लें और उसे एक पैराग्राफ़ दें, वही रजिस्टर बनाए रखते हुए।
- तीसरा बिंदु लें और उसे एक पैराग्राफ़ दें। यही वह है जिसे लोग जल्दबाज़ी में निपटाते हैं; ऐसा न करें।
- जो कार्रवाई चाहिए उससे, या रिश्ते के मुताबिक़ गर्मजोशी से समापन करें, और उसी रजिस्टर में हस्ताक्षर करें।
नियम चार: ब्योरे गढ़ें, पर विश्वसनीय रखें
Academic की Task 1 में सारी जानकारी ग्राफ़ में दी होती है, पर पत्र का प्रश्न जानबूझकर ख़ाली जगह छोड़ता है। वह कहेगा कि सामान क्षतिग्रस्त पहुँचा, पर यह नहीं बताएगा कि क्या था, कब आया या कितने का था।
उम्मीद यही है कि वे ब्योरे आप गढ़ेंगे। जो पत्र इसलिए अस्पष्ट रह जाता है कि उम्मीदवार कुछ गढ़ने से डर गया, वह अधूरा पढ़ा जाता है और Task achievement उसकी क़ीमत चुकाता है। तारीख़ दें, ऑर्डर नंबर दें, रक़म दें। उन्हें साधारण और आपस में मेल खाता रखें: कोई यह नहीं जाँचता कि गढ़ा हुआ बिल नंबर असली है, पर यह ज़रूर दिखता है कि नुक़सान एक पैराग्राफ़ में मार्च में हुआ और अगले में अप्रैल में।
नियम पाँच: 150 शब्द एक फ़र्श है, और बैंड 6 से 7 का फ़ासला
Task achievement 150 शब्दों की न्यूनतम सीमा पर आँका जाता है। इससे कम लिखने पर अंक कटते हैं और सीमा को छूकर निकलने में कोई फ़ायदा नहीं। दूसरे छोर पर भी नहीं: 300 शब्दों का पत्र बेहतर नहीं होता, और वह उस समय को खा जाता है जो Task 2 को चाहिए, जिसका वज़न ज़्यादा है।
लगभग 170 से 190 शब्दों का लक्ष्य रखें। तीन बिंदुओं को ठीक से विकसित करने के लिए इतना काफ़ी है, न्यूनतम से ऊपर गुंजाइश भी रहती है, और यह 20 मिनट में दोबारा पढ़ने के समय के साथ पूरा हो जाता है। पहचानिए कि आपके अपने 170 शब्द कैसे दिखते हैं: परीक्षा में गिनना समय की बर्बादी है, पूरे पत्र का आकार पहचानना नहीं।
बैंड 6 पर तीनों बिंदु आमतौर पर होते हैं, पर एक पतला रह जाता है, रजिस्टर एक-दो बार फिसलता है और वाक्य ज़्यादातर सरल होते हैं। बैंड 7 पर हर बिंदु के साथ एक ठोस ब्योरा होता है, रजिस्टर अभिवादन से हस्ताक्षर तक टिका रहता है और वाक्य-रचना में विविधता होती है, ग़लतियाँ कभी-कभार की। असली फ़ासला अक्सर एक विकसित तीसरा पैराग्राफ़ और स्थिर लहजा होता है, ज़्यादा शब्दावली नहीं।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
पत्र कितना लंबा होना चाहिए?
कम से कम 150 शब्द, लगभग 20 मिनट में। Task achievement उसी 150 की न्यूनतम सीमा पर आँका जाता है, इसलिए कम लिखने पर अंक कटते हैं। 170 से 190 शब्द सुरक्षित गुंजाइश देते हैं और Task 2 का समय भी नहीं छीनते, जिसका वज़न ज़्यादा है।
क्या तीनों बिंदुओं के लिए बुलेट पॉइंट इस्तेमाल कर सकता हूँ?
नहीं। निर्देश साफ़ है: उत्तर नोट्स या बिंदुओं के रूप में नहीं लिखा जाना चाहिए। प्रश्न का हर बिंदु लगातार गद्य में लिखे एक विकसित पैराग्राफ़ में बदलना चाहिए।
क्या तारीख़ और ऑर्डर नंबर गढ़ना ठीक है?
हाँ, और आमतौर पर ज़रूरी भी है। प्रश्न ब्योरे जानबूझकर छोड़ देते हैं। विश्वसनीय और आपस में मेल खाते ब्योरे गढ़ना ही हर बिंदु को विकसित करने का तरीक़ा है; कुछ न गढ़ने के डर से अस्पष्ट रहना अधूरा पढ़ा जाता है।
कैसे तय करूँ कि औपचारिक लिखूँ या अनौपचारिक?
तीन बिंदुओं के ऊपर दी गई परिस्थिति यह बताती है। किसी संस्था या बिना नाम के पद को लिख रहे हैं तो औपचारिक। पेशेवर रिश्ते में नाम वाले व्यक्ति को लिख रहे हैं तो अर्ध-औपचारिक। दोस्त या रिश्तेदार को लिख रहे हैं तो अनौपचारिक। एक बार चुनें और हस्ताक्षर तक बनाए रखें।
स्रोत और समीक्षा टिप्पणी
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